Последние новости

06.05.2020
Аутсорсинг предполагает собой форму сотрудничества, когда...
01.07.2019
Каждая отрасль, компания отличаются своими эффективными методами...
07.06.2019
Потребность изучения английского языка может возникнуть у...
03.05.2019
Выбор биржи статей является актуальным, как для начинающих...

Статьи

Прежде всего, важно знать, что процесс получения такого вида документа может...
Английский язык – язык международный, поэтому разговаривая на нем, вы можете...
Знание английского языка открывает перед человеком новые перспективы в...

Реклама

делопроизводство - Урок 1 ОСНОВЫ УПРАВЛЕНИЯ БИЗНЕСОМ - 6 - читать

Страница: 
6

делопроизводство читать Урок 1 ОСНОВЫ УПРАВЛЕНИЯ БИЗНЕСОМ 6

Очевидно то, что работа офис-администратора является простой и сложной одновременно, но при этом следует иметь ясное представление о содержании своей работы, и Сюзан считает, что работа секретаря имеет свои характерные стороны или типовые обязанности.

Так что же это за типовые обязанности?

  • Типовые обязанности офис-администратора

Все офис-администраторы, работающие в крупных организациях, выполняют две основные типовые обязанности: управлять повседневной, рутинной работой и координировать деятельность функциональных отделов, обеспечивая при этом всестороннее информирование сотрудников отделов с целью удачного ведения ими бизнеса; создавать компании привлекательный имидж в деловых кругах, поддерживая эффективную связь между предприятием и клиентами.

Представьте себе, что важное сообщение не доставлено вовремя: нет бумаги для печатания срочных документов, необходимых для бизнес-встречи с партнерами; невозможно получить информацию из-за выхода из строя компьютерной системы, что может привести к простою в работе и создать временный хаос. А представьте, если не получена важная котировка цен, не организована вовремя и должным образом встреча с солидным клиентом - такие потери могут быть уже невосполнимыми. Котировкой цен могут воспользоваться конкуренты и преимущества в переговорах будут утрачены, а потеря ценных клиентов означает убытки, исчисляемые миллионами или даже сотнями миллионов долларов, что является огромным ущербом, который ни в коем случае нельзя наносить организации.

Мы получили только общие знания об обязанностях бизнес-помощников, а интересно, выполнение какой конкретной работы подразумевают эти основные обязанности?

100000000000005400000051F67EE0C0.png

В общих чертах работа офис-администратора всеохватывающа и достаточно скрупулезна. Скрупулезная означает то, что секретарь должен аккуратно и добросовестно выполнять свою работу, ясно представлять стоящие профессиональные задачи и творчески подходить к их выполнению. Всеохватывающая означает, что деятельность секретаря охватывает все - от расстановки оборудования офиса - до создания компьютерных файлов, от ответов на телефонные звонки - до назначения встреч и обеспечения конфиденциальности во всех областях управления бизнесом.

100000000000005700000054FF3D5835.png

Вопрос 1:

Подумайте и сформулируйте Ваше собственное мнение о том, какие специфические виды работ может выполнять офис-администратор?

Ваши ответы вы можете сравнить со списком основных обязанностей некоторых бизнес-администраторов, который мы приводим ниже:

  • Обработка входящей и исходящей корреспонденции, включая электронную почту и факсовые сообщения;

  • Ответы на внутренние и внешние телефонные звонки;

  • Хранение и поиск информации как в электронном виде, так и на бумаге;

  • Соблюдение требований техники безопасности и охраныздоровья;

  • Прием посетителей;

  • Копировально-множительные работы;

  • Производство самых разных документов, используя традиционные методы и пакеты программного обеспечения;