Последние новости

01.07.2019
Каждая отрасль, компания отличаются своими эффективными методами...
07.06.2019
Потребность изучения английского языка может возникнуть у...
03.05.2019
Выбор биржи статей является актуальным, как для начинающих...
27.03.2019
Абакус – это древние счеты, используемые в ментальной арифметике...

Статьи

Прежде всего, важно знать, что процесс получения такого вида документа может...
Английский язык – язык международный, поэтому разговаривая на нем, вы можете...
Знание английского языка открывает перед человеком новые перспективы в...

Реклама

делопроизводство - Урок 1 ОСНОВЫ УПРАВЛЕНИЯ БИЗНЕСОМ - 6 - читать

Страница: 
6

делопроизводство читать Урок 1 ОСНОВЫ УПРАВЛЕНИЯ БИЗНЕСОМ 6

Очевидно то, что работа офис-администратора является простой и сложной одновременно, но при этом следует иметь ясное представление о содержании своей работы, и Сюзан считает, что работа секретаря имеет свои характерные стороны или типовые обязанности.

Так что же это за типовые обязанности?

  • Типовые обязанности офис-администратора

Все офис-администраторы, работающие в крупных организациях, выполняют две основные типовые обязанности: управлять повседневной, рутинной работой и координировать деятельность функциональных отделов, обеспечивая при этом всестороннее информирование сотрудников отделов с целью удачного ведения ими бизнеса; создавать компании привлекательный имидж в деловых кругах, поддерживая эффективную связь между предприятием и клиентами.

Представьте себе, что важное сообщение не доставлено вовремя: нет бумаги для печатания срочных документов, необходимых для бизнес-встречи с партнерами; невозможно получить информацию из-за выхода из строя компьютерной системы, что может привести к простою в работе и создать временный хаос. А представьте, если не получена важная котировка цен, не организована вовремя и должным образом встреча с солидным клиентом - такие потери могут быть уже невосполнимыми. Котировкой цен могут воспользоваться конкуренты и преимущества в переговорах будут утрачены, а потеря ценных клиентов означает убытки, исчисляемые миллионами или даже сотнями миллионов долларов, что является огромным ущербом, который ни в коем случае нельзя наносить организации.

Мы получили только общие знания об обязанностях бизнес-помощников, а интересно, выполнение какой конкретной работы подразумевают эти основные обязанности?

100000000000005400000051F67EE0C0.png

В общих чертах работа офис-администратора всеохватывающа и достаточно скрупулезна. Скрупулезная означает то, что секретарь должен аккуратно и добросовестно выполнять свою работу, ясно представлять стоящие профессиональные задачи и творчески подходить к их выполнению. Всеохватывающая означает, что деятельность секретаря охватывает все - от расстановки оборудования офиса - до создания компьютерных файлов, от ответов на телефонные звонки - до назначения встреч и обеспечения конфиденциальности во всех областях управления бизнесом.

100000000000005700000054FF3D5835.png

Вопрос 1:

Подумайте и сформулируйте Ваше собственное мнение о том, какие специфические виды работ может выполнять офис-администратор?

Ваши ответы вы можете сравнить со списком основных обязанностей некоторых бизнес-администраторов, который мы приводим ниже:

  • Обработка входящей и исходящей корреспонденции, включая электронную почту и факсовые сообщения;

  • Ответы на внутренние и внешние телефонные звонки;

  • Хранение и поиск информации как в электронном виде, так и на бумаге;

  • Соблюдение требований техники безопасности и охраныздоровья;

  • Прием посетителей;

  • Копировально-множительные работы;

  • Производство самых разных документов, используя традиционные методы и пакеты программного обеспечения;