Последние новости

01.07.2019
Каждая отрасль, компания отличаются своими эффективными методами...
07.06.2019
Потребность изучения английского языка может возникнуть у...
03.05.2019
Выбор биржи статей является актуальным, как для начинающих...
27.03.2019
Абакус – это древние счеты, используемые в ментальной арифметике...

Статьи

Прежде всего, важно знать, что процесс получения такого вида документа может...
Английский язык – язык международный, поэтому разговаривая на нем, вы можете...
Знание английского языка открывает перед человеком новые перспективы в...

Реклама

делопроизводство - Урок 13. ВИДЫ И ОСОБЕННОСТИ ОБРАБОТКИ ОФИСНОЙ ИНФОРМАЦИИ - 183 - читать

Страница: 
183

делопроизводство читать Урок 13. ВИДЫ И ОСОБЕННОСТИ ОБРАБОТКИ ОФИСНОЙ ИНФОРМАЦИИ 183

Бланк заказа

Когда возникает необходимость закупки каких-либо офисных товаров у поставщиков, сотрудникам той или иной организации приходится заполнять специально существующие для этой цели бланки заказа. Какова же структура и содержание данных бланков? Какие основные пункты он содержит? Чтобы разобраться в этом, давайте посмотрим на пример бланка заказа, приведенный ниже:

Таким образом, бланк заказа должен содержать следующие обязательные пункты:

  • номер заказа;

  • полное описание заказываемых товаров;

  • справочная информация о товарах (как правило, она извлекается из каталога поставщика);

  • количество заказываемых товаров;

  • цена за одну единицу товара;

  • сроки доставки.

А теперь повторим это по-английски:

  • order number;

  • full description of the goods being ordered;

  • reference number (usually taken from the supplier’s catalogue) for the goods;

  • quantity of goods ordered;

  • price per unit;

  • terms of delivery.

Бланк заказа может иметь и некоторые факультативные (т.е. не обязательные) пункты, например, НДС, скидка (торговая скидка или скидка при оплате наличными), плата за доставку, итоговая сумма, и так далее. Если они не указаны в бланке заказа, то поставщики внесут эти пункты в счет-фактуру, который также прилагается к партии заказанных товаров.

Что касается экземплярности, то необходимо делать четыре копии бланка заказа и распределять их следующим образом:

  • Исходный документ отправляется поставщику - в приведенном выше примере это компания Санни Фёрнишинг Скуэр.

  • Вторая копия документа находится у того сотрудника, который заказывал товары.

  • Третья копия бланка заказа отсылается в бухгалтерский отдел для проверки в тот момент, когда от поставщика приходит счет-фактура с требованием оплатить полученные товары.

  • Четвертая копия остается в отделе закупок как официальный документ финансовой отчетности.

А вот как это будет по-английски:

  • The top copy is sent to the supplier — in the above case is Sunny Furnishing Square.

  • The second copy is kept by the member of staff who ordered the goods.

  • The third copy is sent to the Accounting Department for checking purposes when the invoice is received from the supplier requesting payment for the goods.

  • The fourth copy is retained by the Purchasing Department as their record.

Причина, по которой необходимо такое количество копий бланка заказа заключается в том, что они могут послужить в качестве доказательства в случае если возникнут какие-либо проблемы. Каждая сторона — и поставщик и покупатель зависят от этого и в равной мере заинтересованы в сохранении копий данного документа.

Вторая копия бланка как документальное подтверждение факта заказа хранится у сотрудника, который заказывал необходимые фирме товары. После их получения на данной копии необходимо сделать определенные пометки.

Все эти процедуры необходимы для предупреждения следующих возможных проблем:

  • Если заказ не был получен в течение определенного оговоренного времени, необходимо связаться с поставщиком для того, чтобы убедиться, что их компания получила соответствующий бланк заказа.