Последние новости

06.05.2020
Аутсорсинг предполагает собой форму сотрудничества, когда...
01.07.2019
Каждая отрасль, компания отличаются своими эффективными методами...
07.06.2019
Потребность изучения английского языка может возникнуть у...
03.05.2019
Выбор биржи статей является актуальным, как для начинающих...

Статьи

Прежде всего, важно знать, что процесс получения такого вида документа может...
Английский язык – язык международный, поэтому разговаривая на нем, вы можете...
Знание английского языка открывает перед человеком новые перспективы в...

Реклама

делопроизводство - Урок 13. ВИДЫ И ОСОБЕННОСТИ ОБРАБОТКИ ОФИСНОЙ ИНФОРМАЦИИ - 183 - читать

Страница: 
183

делопроизводство читать Урок 13. ВИДЫ И ОСОБЕННОСТИ ОБРАБОТКИ ОФИСНОЙ ИНФОРМАЦИИ 183

Бланк заказа

Когда возникает необходимость закупки каких-либо офисных товаров у поставщиков, сотрудникам той или иной организации приходится заполнять специально существующие для этой цели бланки заказа. Какова же структура и содержание данных бланков? Какие основные пункты он содержит? Чтобы разобраться в этом, давайте посмотрим на пример бланка заказа, приведенный ниже:

Таким образом, бланк заказа должен содержать следующие обязательные пункты:

  • номер заказа;

  • полное описание заказываемых товаров;

  • справочная информация о товарах (как правило, она извлекается из каталога поставщика);

  • количество заказываемых товаров;

  • цена за одну единицу товара;

  • сроки доставки.

А теперь повторим это по-английски:

  • order number;

  • full description of the goods being ordered;

  • reference number (usually taken from the supplier’s catalogue) for the goods;

  • quantity of goods ordered;

  • price per unit;

  • terms of delivery.

Бланк заказа может иметь и некоторые факультативные (т.е. не обязательные) пункты, например, НДС, скидка (торговая скидка или скидка при оплате наличными), плата за доставку, итоговая сумма, и так далее. Если они не указаны в бланке заказа, то поставщики внесут эти пункты в счет-фактуру, который также прилагается к партии заказанных товаров.

Что касается экземплярности, то необходимо делать четыре копии бланка заказа и распределять их следующим образом:

  • Исходный документ отправляется поставщику - в приведенном выше примере это компания Санни Фёрнишинг Скуэр.

  • Вторая копия документа находится у того сотрудника, который заказывал товары.

  • Третья копия бланка заказа отсылается в бухгалтерский отдел для проверки в тот момент, когда от поставщика приходит счет-фактура с требованием оплатить полученные товары.

  • Четвертая копия остается в отделе закупок как официальный документ финансовой отчетности.

А вот как это будет по-английски:

  • The top copy is sent to the supplier — in the above case is Sunny Furnishing Square.

  • The second copy is kept by the member of staff who ordered the goods.

  • The third copy is sent to the Accounting Department for checking purposes when the invoice is received from the supplier requesting payment for the goods.

  • The fourth copy is retained by the Purchasing Department as their record.

Причина, по которой необходимо такое количество копий бланка заказа заключается в том, что они могут послужить в качестве доказательства в случае если возникнут какие-либо проблемы. Каждая сторона — и поставщик и покупатель зависят от этого и в равной мере заинтересованы в сохранении копий данного документа.

Вторая копия бланка как документальное подтверждение факта заказа хранится у сотрудника, который заказывал необходимые фирме товары. После их получения на данной копии необходимо сделать определенные пометки.

Все эти процедуры необходимы для предупреждения следующих возможных проблем:

  • Если заказ не был получен в течение определенного оговоренного времени, необходимо связаться с поставщиком для того, чтобы убедиться, что их компания получила соответствующий бланк заказа.