делопроизводство читать Урок 23. КОРПОРАТИВНАЯ КУЛЬТУРА В РАБОТЕ ОФИСА 270

- Проверяя грамматику или структуру предложения, проконсультируйтесь с коллегами или воспользуйтесь словарем.

- Проверяя текст, содержащий цифры, пользуйтесь линейкой и проверяйте каждую цифру в отдельности.

- Проверяя многостраничный документ, попросите своего коллегу прочитать документ вслух, что поможет Вам с гораздо большим вниманием сверить его текст с черновиком.

- Прикладывайте линейку под каждой строкой текста, проверяя его, чтобы ничего не пропустить.

- Если вы заметили какие-нибудь ошибки, обведите их карандашом и поставьте на полях крестик, чтобы не пропустить их в ходе окончательного редактирования и корректировки текста.

- Вычитывая документ на экране компьютера, часто бывает необходимо листать текст вперед и назад, выделяя ошибки различными цветами.

- Хорошей практикой является распечатка чернового варианта документа, текст которого можно заблаговременно вычитать и внести нужные исправления, прежде чем нести начальнику на подпись его окончательный вариант.

А теперь давайте закрепим полученные знания, выполнив следующее практическое задание.

Практикум № 3

• Выполнение инструкций и исправление ошибок

В деловом администрировании очень важно четко следовать инструкциям, поскольку характер работы офис-администратора ориентирован на выполнение заданий общего характера и не требует творческого подхода. В предыдущих уроках Вы уже познакомились с некоторыми инструкциями, которым должны следовать бизнес-администраторы. Давайте вспомним основные из них:

- Работая со входящей и исходящей корреспонденцией, необходимо:

• Сортировать почту, прежде чем отправлять ее по отделам.

• Быть уверенными, что посланная почта достигнет адресата вовремя.

• Ежедневно осуществлять контроль карты франкировальной машины. Записанные цифры должны быть теми же, что и на счетчике.

- Принимая посетителей, необходимо:

• Просить посетителей расписаться в книге посетителей, в которой указано время их прихода, организация, которую они представляют, а также лицо, к которому они пришли.

• Провожать посетителей в нужный офис или комнату для посетителей.

- Внося назначения в ежедневник, необходимо:

• Сверять назначения с руководителем, прежде чем вносить их в свой ежедневник.

• Обновлять данные ежедневника сразу же, как только будут внесены коррективы.

Некоторые инструкции в работе бизнес-администратора условны, некоторые даются руководителем время от времени. Какими бы они ни были, получив указания, Вы должны:

- еще раз сверить время, дату и место проведения мероприятия;

- внимательно проверить цифры, написание имен и адресов на письмах и посылках;

- сверить время регистрации и отправления, если организовывается поездка;

- внося данные в ежедневник, убедиться в том, что назначенное время свободно и накладок не произойдет.

Итак, мы видим, что большинство инструкций нацелены на то, что важную информацию необходимо тщательно проверять, чтобы избежать ошибок.