Последние новости

07.07.2017
Уметь делать правильный, аккуратный и качественный маникюр - это...
05.07.2017
В условиях экспресс-изучения языков первостепенное значение...
05.07.2017
Довольно устоявшимся является стереотип, согласно котрому работа...
30.06.2017
Никто не станет отрицать, что когда учишься там, где тебе по...

Статьи

Успех предприятия напрямую зависит от того, насколько современно и пунктуально...
Профессия банкира – отнюдь нелегкая и требует колоссальной выдержки,...
Вообще-то здесь пойдет речь, главным образом, о том, что думают о профессии...

Реклама

делопроизводство - Урок 23. КОРПОРАТИВНАЯ КУЛЬТУРА В РАБОТЕ ОФИСА - 270 - читать

Страница: 
270

делопроизводство читать Урок 23. КОРПОРАТИВНАЯ КУЛЬТУРА В РАБОТЕ ОФИСА 270

- Проверяя грамматику или структуру предложения, проконсультируйтесь с коллегами или воспользуйтесь словарем.

- Проверяя текст, содержащий цифры, пользуйтесь линейкой и проверяйте каждую цифру в отдельности.

- Проверяя многостраничный документ, попросите своего коллегу прочитать документ вслух, что поможет Вам с гораздо большим вниманием сверить его текст с черновиком.

- Прикладывайте линейку под каждой строкой текста, проверяя его, чтобы ничего не пропустить.

- Если вы заметили какие-нибудь ошибки, обведите их карандашом и поставьте на полях крестик, чтобы не пропустить их в ходе окончательного редактирования и корректировки текста.

- Вычитывая документ на экране компьютера, часто бывает необходимо листать текст вперед и назад, выделяя ошибки различными цветами.

- Хорошей практикой является распечатка чернового варианта документа, текст которого можно заблаговременно вычитать и внести нужные исправления, прежде чем нести начальнику на подпись его окончательный вариант.

А теперь давайте закрепим полученные знания, выполнив следующее практическое задание.

10000000000000580000005288F81EC0.png

Практикум № 3

  • Выполнение инструкций и исправление ошибок

В деловом администрировании очень важно четко следовать инструкциям, поскольку характер работы офис-администратора ориентирован на выполнение заданий общего характера и не требует творческого подхода. В предыдущих уроках Вы уже познакомились с некоторыми инструкциями, которым должны следовать бизнес-администраторы. Давайте вспомним основные из них:

- Работая со входящей и исходящей корреспонденцией, необходимо:

  • Сортировать почту, прежде чем отправлять ее по отделам.

  • Быть уверенными, что посланная почта достигнет адресата вовремя.

  • Ежедневно осуществлять контроль карты франкировальной машины. Записанные цифры должны быть теми же, что и на счетчике.

- Принимая посетителей, необходимо:

  • Просить посетителей расписаться в книге посетителей, в которой указано время их прихода, организация, которую они представляют, а также лицо, к которому они пришли.

  • Провожать посетителей в нужный офис или комнату для посетителей.

- Внося назначения в ежедневник, необходимо:

  • Сверять назначения с руководителем, прежде чем вносить их в свой ежедневник.

  • Обновлять данные ежедневника сразу же, как только будут внесены коррективы.

Некоторые инструкции в работе бизнес-администратора условны, некоторые даются руководителем время от времени. Какими бы они ни были, получив указания, Вы должны:

- еще раз сверить время, дату и место проведения мероприятия;

- внимательно проверить цифры, написание имен и адресов на письмах и посылках;

- сверить время регистрации и отправления, если организовывается поездка;

- внося данные в ежедневник, убедиться в том, что назначенное время свободно и накладок не произойдет.

Итак, мы видим, что большинство инструкций нацелены на то, что важную информацию необходимо тщательно проверять, чтобы избежать ошибок.