Последние новости

01.07.2019
Каждая отрасль, компания отличаются своими эффективными методами...
07.06.2019
Потребность изучения английского языка может возникнуть у...
03.05.2019
Выбор биржи статей является актуальным, как для начинающих...
27.03.2019
Абакус – это древние счеты, используемые в ментальной арифметике...

Статьи

Прежде всего, важно знать, что процесс получения такого вида документа может...
Английский язык – язык международный, поэтому разговаривая на нем, вы можете...
Знание английского языка открывает перед человеком новые перспективы в...

Реклама

делопроизводство - Урок 23. КОРПОРАТИВНАЯ КУЛЬТУРА В РАБОТЕ ОФИСА - 262 - читать

Страница: 
262

делопроизводство читать Урок 23. КОРПОРАТИВНАЯ КУЛЬТУРА В РАБОТЕ ОФИСА 262

В случае ведения рукописного ежедневника, очень важно, чтобы у бизнес-администратора было как минимум два его экземпляра: один — для начальника и один — для личного пользования. При этом важно помнить, что оба ежедневника должны содержать идентичную информацию, постоянно сверяться и обновляться. Как только новые данные вносятся в один ежедневник, они тут же должны быть внесены и во второй его экземпляр. Все назначения встреч и другие мероприятия должны располагаться в хронологическом порядке.

При ведении рукописного ежедневника необходимо соблюдать следующие правила:

  • записи необходимо делать четким аккуратным почерком, оставляя пробелы между строчками, чтобы информация была легко обозримой и читаемой;

  • хорошей практикой является делать сначала предварительные записи карандашом, пока они не будут утверждены руководителем, чтобы при внесении любых изменений ежедневник оставался чистым и опрятным;

  • необходимо записывать полную информацию, включая имя посетителя и название организации, а также время назначения встречи;

  • назначения встреч, которые будут проходить вне офиса компании, должны содержать точное указание времени и расположения места встречи, например, номер комнаты, если это большое здание, чтобы ее было легче найти и сэкономить время поиска;

  • хорошей практикой является запись телефонных номеров людей, с которыми назначена встреча, на случай, если встреча будет отложена или перенесена в силу болезни или других безотлагательных дел руководителя, не позволяющих ему придти на встречу.

Попробуем повторить это по-английски:

  • the entries should be made in clear handwriting with a space between each entry so the information can easily be read;

  • it is good practice to enter provisional appointments in pencil until they are confirmed so that if any alteration is needed the diary can be kept neat and tidy;

  • full details regarding the name and organization of a visitor and the time of the appointment should be entered;

  • appointments which have been arranged for a venue off-site should be entered giving details of the time and exact details of the location, e.g. the room number in a large building would be noted thus saving time for executive when he or she arrives;

  • it is good practice to record the telephone number of people who are to be met in case appointments have to be cancelled due to illness or some urgent matter preventing the executive from keeping an appointment.

Вы конечно же помните, что если ежедневник ведется в электронной форме, компьютер должен быть подключен к сети.

Что необходимо помнить при ведении электронного ежедневника:

- материал в электронном ежедневнике должен быть структурирован по датам, чтобы у сотрудников компании в любой момент была возможность точно узнать, когда руководитель свободен;

- назначения встреч должны быть внесены в ежедневник в хронологическом порядке;

- если необходимо внести изменения, сначала следует удалить исходную информацию и вместо нее на назначенное время внести новое назначение.