Последние новости

01.07.2019
Каждая отрасль, компания отличаются своими эффективными методами...
07.06.2019
Потребность изучения английского языка может возникнуть у...
03.05.2019
Выбор биржи статей является актуальным, как для начинающих...
27.03.2019
Абакус – это древние счеты, используемые в ментальной арифметике...

Статьи

Прежде всего, важно знать, что процесс получения такого вида документа может...
Английский язык – язык международный, поэтому разговаривая на нем, вы можете...
Знание английского языка открывает перед человеком новые перспективы в...

Реклама

делопроизводство - Урок 23. КОРПОРАТИВНАЯ КУЛЬТУРА В РАБОТЕ ОФИСА - 265 - читать

Страница: 
265

делопроизводство читать Урок 23. КОРПОРАТИВНАЯ КУЛЬТУРА В РАБОТЕ ОФИСА 265

В реальной работе офис-администратора срок выполнения назначается для каждого поручения, и делается это для повышения эффективности работы сотрудников фирмы. В этой связи Вы должны научиться так организовывать работу сотрудников, чтобы все поручаемые им задания были выполнены вовремя.

Распределение рабочего времени — «тайм менеджмент» — означает правильное использование времени таким образом, чтобы каждая минута была продуктивной.

Какие последствия возможны, если работа не будет выполнена в поставленные сроки? Пожалуйста, подумайте над ответом на следующий вопрос:

1000000000000056000000501AB2D29C.png

Вопрос для размышления:

Менеджер отдела производства просил Вас подготовить и подробно расписать стоимость работ, необходимых для выполнения заказа клиента фирмы. Предельный срок, определенный для подготовки данной информации, был назначен на 29 июня, 11.00. В связи с тем, что на 29 июня на 10.00 у Вас назначен прием у зубного врача, Вы не сможете предоставить нужную информацию к указанному времени, а сможете передать ее лишь после ленча, когда вернетесь от зубного врача.

Каковы могут быть последствия невыполнения Вами задания в срок?

Возможный ответ:

Представьте, что встреча менеджера с клиентом должна проводиться во время ленча и начаться 29 июня в 12.30. В этом случае менеджеру придется идти на встречу без необходимой информации относительно стоимости работ. Это может привести к тому, что для Вашей организации будет потерян важный коммерческий контракт. Более того, клиент может быть настолько разочарован уровнем сервиса в Вашей компании, что разместит имеющийся заказ в другом месте.

Теперь Вы осознаете важность своевременного выполнения поручаемых Вам заданий. Но как же суметь уложиться в требуемые сроки? Позвольте дать Вам совет - чтобы правильно распределить рабочее время, следует составить план и постоянно следить за его выполнением.

Как узнать, правильно ли распределено рабочее время? Обдумайте следующее утверждение:

Если правильно не распределять время, то может оказаться, что работа, которую должен выполнить сотрудник, требует гораздо меньше времени, чем он планировал затратить на нее.

Чтобы иметь возможность выполнять задания к намеченному сроку, полезно следовать таким принципам управления рабочим временем:

- Целесообразность — персонал должен установить цели и задачи выполнения каждого производственного задания. Например, сотрудник отдела продаж должен поставить себе задачу, чтобы все счета отправлялись в течение 4 часов с момента продажи. Что касается более долговременных задач, то, например, целью работы бухгалтера должно стать успешное завершение финансового года.

- Планирование — когда цели и задачи поставлены, очень важно, чтобы каждый сотрудник составил точный план их достижения. Это предусматривает написание подробного перечня мероприятий и сроков их выполнения, установление четкого графика завершения каждого этапа работы.

- Определение приоритетов — каждый день персоналу приходится выполнять множество рутинных заданий, на что требуется достаточно много времени. Если же возникает непредвиденное задание, значит, ему также необходимо уделить время наряду с другими заданиями, запланированными на этот день.