Последние новости

09.09.2018
Перед человеком, который хорошо владеет английским языком, в...
26.03.2018
Фармацевт и провизор – очень популярные специальности в...
24.01.2018
В современном мире знание английского языка играет важную роль....
28.12.2017
Наверное каждый человек слышал о том, что саморазвитие является...

Статьи

Прежде всего, важно знать, что процесс получения такого вида документа может...
Английский язык – язык международный, поэтому разговаривая на нем, вы можете...
Знание английского языка открывает перед человеком новые перспективы в...

Реклама

делопроизводство - Урок 24. ВТОРИЧНАЯ ДЕЛОВАЯ ДОКУМЕНТАЦИЯ - 278 - читать

Страница: 
278

делопроизводство читать Урок 24. ВТОРИЧНАЯ ДЕЛОВАЯ ДОКУМЕНТАЦИЯ 278

Важно запомнить, что не все без исключения входящие и исходящие документы подлежат регистрации. Каждая компания обычно имеет список (перечень) нерегистрируемых видов документов. В него, как правило, включают поздравительные письма, прайс-листы, каталоги товаров и оборудования, печатные издания (журналы и газеты), извещения, сообщения о встречах, переговорах, письма с пометкой «лично», программы конференций, совещаний, презентаций и т.п.

Регистрационный номер или индекс документа составляется в зависимости от принятого для каждой фирмы принципа формирования и хранения документального массива. В большинстве случаев обязательным элементом индекса является его порядковый номер в пределах регистрируемого массива, как правило за текущий год. Часто этот номер комбинируется с буквенными условными обозначениями структурного подразделения фирмы или должностного лица — автора документа.

Например, регистрационный номер документа Ref DA-102 включает:

102 — порядковый номер документа по журналу регистрации;

DA — Джеймс Аллен, менеджер отдела сбыта, автор документа.

При регистрации документа индекс, как и его другие регистрационные данные, переносится в регистрационные формы. Наиболее рациональной является сегодня электронная форма регистрации документов, когда в специально созданную автоматизированную базу данных заносятся все необходимые поисковые признаки — автор, тема, заголовок, дата создания или получения документа, срок исполнения содержащихся в нем решений.

В большинстве фирм для организации контроля за исполнением документов используется специальное программное обеспечение, которое в заданном режиме устанавливает промежуточные сроки исполнения и выводит на экран компьютера номера документов в назначенный день для проведения по ним контрольных операций.

Таким образом, все учетные формы регистрации документов, служащие одновременно информационно-поисковыми системами, образуются по итогам обработки первичного документного потока и потому называются вторичной документацией фирмы. Работа с этим видом служебной документации должна вестись не менее тщательно и квалифицированно, чем с исходными — первичными видами документов.

Итак, теперь Вы знаете суть и особенности процесса регистрации деловых документов как основы создания вторичных документальных массивов — информационно-поисковых систем. Давайте закрепим полученные Вами знания, выполнив задания практикума.

1000000000000052000000528BCD1FF4.png

Практикум № 1.

  • К информационно-поисковым системам, регистрирующим информацию о первичном документном потоке фирмы относятся:

  • Журнал регистрации входящих документов;

  • Журнал регистрации исходящих документов;

  • Регистрационно-контрольная картотека входящих документов;

  • Табель и Альбом форм бланковых документов;

E. База данных «Регистрация деловых документов».

  • Регистрации не подлежат:

  • Распорядительные документы;

  • Планово-отчетные и финансовые документы;