Последние новости

03.03.2019
На сегодняшний день все большую популярность приобретают курсы...
19.12.2018
На сегодня образование высшее дистанционно уже не представляется...
29.11.2018
Что собой представляет ментальная математика? Программа которая...
09.09.2018
Перед человеком, который хорошо владеет английским языком, в...

Статьи

Прежде всего, важно знать, что процесс получения такого вида документа может...
Английский язык – язык международный, поэтому разговаривая на нем, вы можете...
Знание английского языка открывает перед человеком новые перспективы в...

Реклама

делопроизводство - Урок 24. ВТОРИЧНАЯ ДЕЛОВАЯ ДОКУМЕНТАЦИЯ - 278 - читать

Страница: 
278

делопроизводство читать Урок 24. ВТОРИЧНАЯ ДЕЛОВАЯ ДОКУМЕНТАЦИЯ 278

Важно запомнить, что не все без исключения входящие и исходящие документы подлежат регистрации. Каждая компания обычно имеет список (перечень) нерегистрируемых видов документов. В него, как правило, включают поздравительные письма, прайс-листы, каталоги товаров и оборудования, печатные издания (журналы и газеты), извещения, сообщения о встречах, переговорах, письма с пометкой «лично», программы конференций, совещаний, презентаций и т.п.

Регистрационный номер или индекс документа составляется в зависимости от принятого для каждой фирмы принципа формирования и хранения документального массива. В большинстве случаев обязательным элементом индекса является его порядковый номер в пределах регистрируемого массива, как правило за текущий год. Часто этот номер комбинируется с буквенными условными обозначениями структурного подразделения фирмы или должностного лица — автора документа.

Например, регистрационный номер документа Ref DA-102 включает:

102 — порядковый номер документа по журналу регистрации;

DA — Джеймс Аллен, менеджер отдела сбыта, автор документа.

При регистрации документа индекс, как и его другие регистрационные данные, переносится в регистрационные формы. Наиболее рациональной является сегодня электронная форма регистрации документов, когда в специально созданную автоматизированную базу данных заносятся все необходимые поисковые признаки — автор, тема, заголовок, дата создания или получения документа, срок исполнения содержащихся в нем решений.

В большинстве фирм для организации контроля за исполнением документов используется специальное программное обеспечение, которое в заданном режиме устанавливает промежуточные сроки исполнения и выводит на экран компьютера номера документов в назначенный день для проведения по ним контрольных операций.

Таким образом, все учетные формы регистрации документов, служащие одновременно информационно-поисковыми системами, образуются по итогам обработки первичного документного потока и потому называются вторичной документацией фирмы. Работа с этим видом служебной документации должна вестись не менее тщательно и квалифицированно, чем с исходными — первичными видами документов.

Итак, теперь Вы знаете суть и особенности процесса регистрации деловых документов как основы создания вторичных документальных массивов — информационно-поисковых систем. Давайте закрепим полученные Вами знания, выполнив задания практикума.

1000000000000052000000528BCD1FF4.png

Практикум № 1.

  • К информационно-поисковым системам, регистрирующим информацию о первичном документном потоке фирмы относятся:

  • Журнал регистрации входящих документов;

  • Журнал регистрации исходящих документов;

  • Регистрационно-контрольная картотека входящих документов;

  • Табель и Альбом форм бланковых документов;

E. База данных «Регистрация деловых документов».

  • Регистрации не подлежат:

  • Распорядительные документы;

  • Планово-отчетные и финансовые документы;