Последние новости

10.11.2017
Когда перед вами встанет вопрос о том, чтобы пройти курсы...
16.10.2017
Лучшие Бухгалтерские услуги Тверской район Москвы может...
13.10.2017
Изучение иностранных языков сегодня стало такой же...
07.07.2017
Уметь делать правильный, аккуратный и качественный маникюр - это...

Статьи

Успех предприятия напрямую зависит от того, насколько современно и пунктуально...
Профессия банкира – отнюдь нелегкая и требует колоссальной выдержки,...
Вообще-то здесь пойдет речь, главным образом, о том, что думают о профессии...

Реклама

делопроизводство - Урок 24. ВТОРИЧНАЯ ДЕЛОВАЯ ДОКУМЕНТАЦИЯ - 277 - читать

Страница: 
277

делопроизводство читать Урок 24. ВТОРИЧНАЯ ДЕЛОВАЯ ДОКУМЕНТАЦИЯ 277

Цели урока:

усвоить сущность вторичного документа и основные требования, предъявляемые к регистрации деловой документации; повторить пройденный материал о презентационном стиле и контрольной вычитке документа.

Часть I.

Регистрация и индексация деловых документов

Для обеспечения эффективного использования информации при принятии различного рода решений в организации должна быть создана рациональная информационно-поисковая система (ИПС).

1000000000000058000000541AEFB676.png

Информационно-поисковая системаэто вид вторичной документальной системы, включающей информацию о всех деловых документах, которыми располагает организация.

Информационно-поисковые системы могут вестись в различных формах:

- журнальной;

- карточной;

- электронной.

В настоящее время все более распространенной является электронная форма ИПС, когда на основе компьютерных технологий организации создают автоматизированные базы данных, отражающие все виды первичной деловой документации. Такие ИПС позволяют максимально оперативно найти сведения о любом входящем или исходящем документе по любому сочетанию поисковых признаков — по автору, заголовку, дате получения или отправки, индексу документа и т.п.

Основой построения поисковых систем является регистрация документов.

Регистрация - это фиксация факта создания или поступления документа путем присвоения ему регистрационного номера с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационной форме или входном формате автоматизированной ИПС.

В предыдущих уроках мы уже знакомились с таким структурным элементом делового документа как «Справочная информация» (по-английски — «Reference») и Вы знаете, что после сокращения «Ref» на бланках служебных писем указывают регистрационный номер — сочетание буквенных и цифровых знаков, шифрующих основные сведения о документе для удобства их упорядочения и хранения, создания автоматизированных ИПС.

Регистрация преследует три основные цели:

  • учет документов;

  • контроль за их исполнением;

  • справочная работа с документацией фирмы.

По-английски это будет так:

The main aims of the registration are:

  • registration of the documents;

  • control for their execution;

  • inquiries work with office documents.

Главное же назначение регистрации — придание документу юридической силы, подтверждение факта его создания или поступления адресату. Так, пока приказ не зарегистрирован, он фактически не существует; если подписанный контракт не зарегистрирован, компания не берет на себя ответственности за его выполнение и т.п.

Регистрации подлежат все документы, требующие учета и исполнения содержащихся в них решений, а также те, что в дальнейшем будут использоваться персоналом фирмы в справочных целях: распорядительные, плановые, отчетные, финансовые, бухгалтерские и др.

Документы регистрируются один раз: поступающие — в день поступления, создаваемые — в день подписания или утверждения. При передаче документа из одного подразделения в другое он повторно не регистрируется.