Последние новости

01.07.2019
Каждая отрасль, компания отличаются своими эффективными методами...
07.06.2019
Потребность изучения английского языка может возникнуть у...
03.05.2019
Выбор биржи статей является актуальным, как для начинающих...
27.03.2019
Абакус – это древние счеты, используемые в ментальной арифметике...

Статьи

Прежде всего, важно знать, что процесс получения такого вида документа может...
Английский язык – язык международный, поэтому разговаривая на нем, вы можете...
Знание английского языка открывает перед человеком новые перспективы в...

Реклама

делопроизводство - Урок 3. ФУНКЦИИ БИЗНЕС-АДМИНИСТРАЦИИ - 41 - читать

Страница: 
41

делопроизводство читать Урок 3. ФУНКЦИИ БИЗНЕС-АДМИНИСТРАЦИИ 41

Расстановка возвращенных сотрудниками файлов на место их постоянного хранения. Контроль за своевременным возвращением документов, срок пользования которыми истек.

А теперь те же функции по-английски:

  • Locate files, which staff have requested.

  • Keep records of files, which have been issued and to which members of staff they have been sent.

  • Complete tracer cards for files, which have been borrowed showing, who has borrowed the file and when. These are usually A4 size cards, which are put into the filing system at the exact place where the file has been removed. If a second request for the same file is received the file can be located very quickly.

  • Replace files in their correct place, when they are returned following use by a member of staff.

  • Follow up files which are overdue for return.

А если документы являются конфиденциальными, всем ли сотрудникам организации их можно выдавать? Безусловно, в отделе центральной картотеки должен быть собственный устав, оговаривающий действия в подобных ситуациях. Как правило, при работе с такими документами необходимо предпринимать следующие действия:

  • Строго придерживаться правил работы с конфиденциальными документами.

  • Соблюдать существующие в организации правила безопасности.

  • Если какой-либо служащий хочет получить конфиденциальный документ, но его имени нет в списке санкционированных пользователей данного документа, необходимо проконсультироваться об этом с вышестоящим начальством.

По-английски это будет так:

  • Carry out relevant procedures for dealing with confidential files if these are held centrally.

  • Follow the organization’s security procedures.

  • Seek advice if someone wants to borrow a confidential file and his or her name is not on the list of authorized borrowers of that particular file.

Помимо вышеназванных существует ещё одна важная функция отдела центральной картотеки — приведение в порядок и хранение документов. Давайте запомним несколько связанных с этими процессами правил:

  • Удалите с документов все скрепки, кнопки и завязки переплета. (Файлы в папках должны быть сдавлены железным зажимом для того, чтобы было удобнее переворачивать страницы через отверстия. Затем их необходимо скрепить скобами и убедиться, что скобы не закрывают изображение или текст).

  • Попробуйте восстановить поврежденные файлы или заменить их новыми, если они повреждены настолько, что не подлежат реставрации.

  • Remove all paper clips, pins, binding string (The two ends should be wrapped by iron chips so as to be convenient for passing through the holes and replacing them with a staple, ensuring that the staple does not obliterate any text or figures).

  • Repair a file or replace it with a new file if badly damaged.

Когда Вы восстанавливаете или обновляете файлы, обращайте внимание на следующие моменты:

  • Заводите новые файлы, когда это необходимо.

  • Отмечайте перекрестные ссылки на соответствующих файлах.

  • Прокомпостируйте документы и выровняйте их, положив в папку. Убедитесь, что отверстия от дырокола не закрывают текст или изображение.