Последние новости

03.03.2019
На сегодняшний день все большую популярность приобретают курсы...
19.12.2018
На сегодня образование высшее дистанционно уже не представляется...
29.11.2018
Что собой представляет ментальная математика? Программа которая...
09.09.2018
Перед человеком, который хорошо владеет английским языком, в...

Статьи

Прежде всего, важно знать, что процесс получения такого вида документа может...
Английский язык – язык международный, поэтому разговаривая на нем, вы можете...
Знание английского языка открывает перед человеком новые перспективы в...

Реклама

obuchenie-secretarskomu-delu - 10.1.ВВОДНЫЙ ИНСТРУКТАЖ К ТЕМЕ «СОСТАВ ДОКУМЕНТОВ ДЕЛА» - 117 - читать

Страница: 
117

obuchenie-secretarskomu-delu читать 10.1.ВВОДНЫЙ ИНСТРУКТАЖ К ТЕМЕ «СОСТАВ ДОКУМЕНТОВ ДЕЛА» 117

Формирование дел — это группировка документов в дело в соответствии с номенклатурой дел.

Формирование дел осуществляется в каждом учреждении и должно отвечать следующим основным требованиям: оперативности обработки и поиска документов; надежности документационного обслуживания; сохранности документов.

Согласно положению ЕГСДОУ формирование дел должно осуществляться централизованно по месту регистрации документов.

В учреждениях I и II категорий допускается децентрализованное формирование дел при территориальной разобщенности структурных подразделений и в связи со спецификой деятельности учреждений. В структурных подразделениях этих учреждений документы в дела формируют централизованно.

В учреждениях III и IV категорий канцелярия (секретарь) формирует дела всего учреждения.

Во всех учреждениях не рекомендуется формирование и хранение дел у исполнителей.

Канцелярия учреждения (секретарь) руководит формированием дел и контролирует его правильность.

Методическое руководство осуществляется в форме разъяснений исполнителям при направлении документов в дела, оказания помощи им при заведении дел, не предусмотренных номенклатурой.

В течение срока действия номенклатуры (канцелярия, секретарь) наблюдают за соответствием наименований дел фактическому составу и содержанию документов в них, за формированием переходящих дел, выявляет вопросы, не предусмотренные номенклатурой.

В работе по контролю за формированием дел в структурных подразделениях принимает участие заведующий архивом учреждения или лицо, ответственное за архив.

Рис. 46. Скоросшиватели: а — правая брошюровка документов; б — левая брошюровка документов

В дело помещают только исполненные документы (подлинники или заверенные копии), оформленные в соответствии с требованиями ГОСТов и ЕГСДОУ.

В дело не помещают документы, не соответствующие заголовку дел, неправильно оформленные (возвращаются исполнителю для доработки), подлежащие возврату, черновики, варианты, размноженные копии.

Документы постоянного и временного хранения группируют в отдельные дела (отдельно оригиналы и копии, годовые, квартальные, месячные планы и отчеты и т. д.). В исключительных случаях документы постоянного и временного хранения, связанные с рассмотрением одного вопроса, группируют в одном деле — регистраторе или скоросшивателе (рис. 46). После завершения рассмотрения этих документов, принятия решения и закрытия (окончания) дела из него изымаются документы постоянного хранения и переносятся в дело постоянного хранения. Если разделение дела на несколько дел предусмотрено номенклатурой, об этом делается запись в графе номенклатуры «Примечания».

В дела группируют документы одного документационного года. Исключения составляют: переходящие и судебные дела; личные дела, которые формируются в течение всего периода работы данного лица в учреждении;

учебная документация, создающаяся в учебных учреждениях (она формируется за учебный год).