obuchenie-secretarskomu-delu читать 10.1.ВВОДНЫЙ ИНСТРУКТАЖ К ТЕМЕ «СОСТАВ ДОКУМЕНТОВ ДЕЛА» 117

Формирование дел — это группировка документов в дело в соответствии с номенклатурой дел.

Формирование дел осуществляется в каждом учреждении и должно отвечать следующим основным требованиям: оперативности обработки и поиска документов; надежности документационного обслуживания; сохранности документов.

Согласно положению ЕГСДОУ формирование дел должно осуществляться централизованно по месту регистрации документов.

В учреждениях I и II категорий допускается децентрализованное формирование дел при территориальной разобщенности структурных подразделений и в связи со спецификой деятельности учреждений. В структурных подразделениях этих учреждений документы в дела формируют централизованно.

В учреждениях III и IV категорий канцелярия (секретарь) формирует дела всего учреждения.

Во всех учреждениях не рекомендуется формирование и хранение дел у исполнителей.

Канцелярия учреждения (секретарь) руководит формированием дел и контролирует его правильность.

Методическое руководство осуществляется в форме разъяснений исполнителям при направлении документов в дела, оказания помощи им при заведении дел, не предусмотренных номенклатурой.

В течение срока действия номенклатуры (канцелярия, секретарь) наблюдают за соответствием наименований дел фактическому составу и содержанию документов в них, за формированием переходящих дел, выявляет вопросы, не предусмотренные номенклатурой.

В работе по контролю за формированием дел в структурных подразделениях принимает участие заведующий архивом учреждения или лицо, ответственное за архив.

Рис. 46. Скоросшиватели: а — правая брошюровка документов; б — левая брошюровка документов

В дело помещают только исполненные документы (подлинники или заверенные копии), оформленные в соответствии с требованиями ГОСТов и ЕГСДОУ.

В дело не помещают документы, не соответствующие заголовку дел, неправильно оформленные (возвращаются исполнителю для доработки), подлежащие возврату, черновики, варианты, размноженные копии.

Документы постоянного и временного хранения группируют в отдельные дела (отдельно оригиналы и копии, годовые, квартальные, месячные планы и отчеты и т. д.). В исключительных случаях документы постоянного и временного хранения, связанные с рассмотрением одного вопроса, группируют в одном деле — регистраторе или скоросшивателе (рис. 46). После завершения рассмотрения этих документов, принятия решения и закрытия (окончания) дела из него изымаются документы постоянного хранения и переносятся в дело постоянного хранения. Если разделение дела на несколько дел предусмотрено номенклатурой, об этом делается запись в графе номенклатуры «Примечания».

В дела группируют документы одного документационного года. Исключения составляют: переходящие и судебные дела; личные дела, которые формируются в течение всего периода работы данного лица в учреждении;

учебная документация, создающаяся в учебных учреждениях (она формируется за учебный год).