Формирование дел — это группировка документов в дело в соответствии с номенклатурой дел.
Формирование дел осуществляется в каждом учреждении и должно отвечать следующим основным требованиям: оперативности обработки и поиска документов; надежности документационного обслуживания; сохранности документов.
Согласно положению ЕГСДОУ формирование дел должно осуществляться централизованно по месту регистрации документов.
В учреждениях I и II категорий допускается децентрализованное формирование дел при территориальной разобщенности структурных подразделений и в связи со спецификой деятельности учреждений. В структурных подразделениях этих учреждений документы в дела формируют централизованно.
В учреждениях III и IV категорий канцелярия (секретарь) формирует дела всего учреждения.
Во всех учреждениях не рекомендуется формирование и хранение дел у исполнителей.
Канцелярия учреждения (секретарь) руководит формированием дел и контролирует его правильность.
Методическое руководство осуществляется в форме разъяснений исполнителям при направлении документов в дела, оказания помощи им при заведении дел, не предусмотренных номенклатурой.
В течение срока действия номенклатуры (канцелярия, секретарь) наблюдают за соответствием наименований дел фактическому составу и содержанию документов в них, за формированием переходящих дел, выявляет вопросы, не предусмотренные номенклатурой.
В работе по контролю за формированием дел в структурных подразделениях принимает участие заведующий архивом учреждения или лицо, ответственное за архив.
Рис. 46. Скоросшиватели: а — правая брошюровка документов; б — левая брошюровка документов
В дело помещают только исполненные документы (подлинники или заверенные копии), оформленные в соответствии с требованиями ГОСТов и ЕГСДОУ.
В дело не помещают документы, не соответствующие заголовку дел, неправильно оформленные (возвращаются исполнителю для доработки), подлежащие возврату, черновики, варианты, размноженные копии.
Документы постоянного и временного хранения группируют в отдельные дела (отдельно оригиналы и копии, годовые, квартальные, месячные планы и отчеты и т. д.). В исключительных случаях документы постоянного и временного хранения, связанные с рассмотрением одного вопроса, группируют в одном деле — регистраторе или скоросшивателе (рис. 46). После завершения рассмотрения этих документов, принятия решения и закрытия (окончания) дела из него изымаются документы постоянного хранения и переносятся в дело постоянного хранения. Если разделение дела на несколько дел предусмотрено номенклатурой, об этом делается запись в графе номенклатуры «Примечания».
В дела группируют документы одного документационного года. Исключения составляют: переходящие и судебные дела; личные дела, которые формируются в течение всего периода работы данного лица в учреждении;
учебная документация, создающаяся в учебных учреждениях (она формируется за учебный год).