Последние новости

07.07.2017
Уметь делать правильный, аккуратный и качественный маникюр - это...
05.07.2017
В условиях экспресс-изучения языков первостепенное значение...
05.07.2017
Довольно устоявшимся является стереотип, согласно котрому работа...
30.06.2017
Никто не станет отрицать, что когда учишься там, где тебе по...

Статьи

Успех предприятия напрямую зависит от того, насколько современно и пунктуально...
Профессия банкира – отнюдь нелегкая и требует колоссальной выдержки,...
Вообще-то здесь пойдет речь, главным образом, о том, что думают о профессии...

Реклама

obuchenie-secretarskomu-delu - 11.1.ВВОДНЫЙ ИНСТРУКТАЖ К ТЕМЕ «ПОДГОТОВКА ДЕЛ К СДАЧЕ В АРХИВ УЧРЕЖДЕНИЯ. ПЕРЕЧНИ ДОКУМЕНТАЛЬНЫХ МАТЕРИАЛОВ» - 122 - читать

Страница: 
122

obuchenie-secretarskomu-delu читать 11.1.ВВОДНЫЙ ИНСТРУКТАЖ К ТЕМЕ «ПОДГОТОВКА ДЕЛ К СДАЧЕ В АРХИВ УЧРЕЖДЕНИЯ. ПЕРЕЧНИ ДОКУМЕНТАЛЬНЫХ МАТЕРИАЛОВ» 122

Подготовка дел к сдаче в архив производится различно в зависимости от сроков их хранения. Дела постоянного и долговременного хранения сдаются после их научно-технической обработки: проверки правильности группировки документов в дела, брошюровки, нумерации, описания документов на обложках дел, систематизации дел и внесении их в опись.

Документы постоянного и долговременного хранения переплетают или подшивают в твердые папки, удалив при этом все металлические скрепления. Затем каждый лист дела нумеруют, проставляя итоги нумерации в заверительной надписи, подшиваемой в конце дела.

Обложка дела оформляется в соответствии с установленными требованиями (ГОСТ 17914 — 72). На ней указываются наименование ведомства, учреждения, структурного подразделения, индекс дела, его заголовок, даты, количество листов, срок хранения.

В начале дела, сформированного из особо важных документов, рекомендуется помещать внутреннюю опись, в которую вносятся все документы данного дела.

ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ

документов, находящихся в деле №___________

Наименование и краткое

Дата

Индекс

Номера

п/п

содержание документа

документа

листов

Должность И.О.Фамилия

00.00.00

Указание номеров фонда, описи, дела производится в архиве учреждения. Надписи на обложке делаются разборчиво светостойкими чернилами или тушью.

Листы дела должны быть пронумерованы в правом верхнем углу (в месте, не заполненном текстом) механическим нумератором или черным графитным карандашом (арабскими цифрами), фотографии и другие иллюстрированные материалы нумеруются на обратной стороне в левом верхнем углу.

Листы большого формата свертываются так, чтобы правый верхний угол листа с номером был наружу.

Документы, текст которых располагается близко к краю листа, перед подшивкой следует подклеивать с левой стороны полоской бумаги. Подшитые в дела конверты с подписями или вложениями нумеруются, причем каждое вложение в конверте нумеруется очередным номером вслед за конвертом.

Документы краткосрочного хранения обрабатывают упрощенно, в дела их не подшивают, оставляя на скоросшивателях, листы не нумеруют, описи не составляют. Эти дела передают в архив учреждения по усмотрению руководства учреждения.

Описи составляют раздельно на дела постоянного, долговременного хранения и на дела по личному составу. Описи могут составляться как на дела учреждения в целом, так и по каждому структурному подразделению в отдельности. Описи на дела постоянного хранения составляют в четырех экземплярах, два из которых направляются в архивные органы. После утверждения один экземпляр описи возвращается в учреждение и хранится постоянно в качестве учетного и справочного документа.

В соответствии с утвержденными описями и номенклатурами дел заведующий архивом сверяет наличие дела, расписывается в приеме на трех экземплярах и передает один экземпляр на хранение в структурное подразделение. Остальные два экземпляра описей остаются в архиве.