Последние новости

03.05.2019
Выбор биржи статей является актуальным, как для начинающих...
27.03.2019
Абакус – это древние счеты, используемые в ментальной арифметике...
03.03.2019
На сегодняшний день все большую популярность приобретают курсы...
19.12.2018
На сегодня образование высшее дистанционно уже не представляется...

Статьи

Прежде всего, важно знать, что процесс получения такого вида документа может...
Английский язык – язык международный, поэтому разговаривая на нем, вы можете...
Знание английского языка открывает перед человеком новые перспективы в...

Реклама

obuchenie-secretarskomu-delu - 11.3.ВВОДНЫЙ ИНСТРУКТАЖ К ТЕМЕ «ПОРЯДОК СДАЧИ ДЕЛ В АРХИВ УЧРЕЖДЕНИЯ» - 127 - читать

Страница: 
127

obuchenie-secretarskomu-delu читать 11.3.ВВОДНЫЙ ИНСТРУКТАЖ К ТЕМЕ «ПОРЯДОК СДАЧИ ДЕЛ В АРХИВ УЧРЕЖДЕНИЯ» 127

В конце каждого дела постоянного или временного хранения для учета и фиксации количества содержащихся в нем листов делают заверительную надпись. Ее составляют на отдельном чистом листе, в книгах — на оборотной стороне последнего чистого листа, в картотеках — на отдельной чистой карточке и указывают цифрами и в скобках прописью количество пронумерованных листов (или карточек).

Заверительную надпись следует писать разборчиво, с указанием должности сотрудников, составивших ее, и даты составления этой надписи:

В настоящем деле подшито и пронумеровано 98 (девяносто восемь) листов.

Секретарь (подпись) И. О. Фамилия

00.00.00

Если в деле содержатся литерные листы (с прибавлением к номеру букв а, б, в и т. д.) или имеются некоторые особенности в физическом состоянии отдельных документов, это оговаривается в заверитель- ной надписи:

В настоящем деле подшито и пронумеровано 165 (сто шестьдесят пять) листов. Имеются листы с номерами 35а, 35б, 35в, 132а, 132б. Лист 76 выцвел, лист 113 частично залит чернилами.

Секретарь (подпись) В. В. Семенова

00.00.00

Последние изменения состава и состояния дела (недостача документов, замена подлинных документов копиями, присоединение к делу новых документов и т. д.) отмечаются в заверительной надписи со ссылкой на соответствующий акт. Отметки заверяет начальник канцелярии или заведующий архивом с указанием даты.

Если листы дела полностью перенумеровывают, то в этом случае составляют новую заверительную надпись, а старую надпись перечеркивают.

Перед внесением в опись дела систематизируют, т. е. располагают в определенном порядке, который облегчает использование документов в научных и практических целях.

Документы действующих учреждений, организаций и предприятий нужно систематизировать по годам, а в пределах каждого года — по структурным частям учреждения, располагая их согласно номенклатуре дел. Такой порядок систематизации дел называется хронологически-структурным.

Для бесструктурных учреждений дела в пределах года систематизируют по предметно-вопросному (тематическому) признаку.

При систематизации по годам (хронологии) дела относятся к тому году, в котором они начаты.

Дела учебных заведений, которые формируются не за календарный, а за учебный год, систематизируют по году, указанному первым. Например, учебные программы на 1987/88 учебный год следует относить к 1987 г.

В пределах года и каждой структурной части дела систематизируют по их значимости по следующей схеме:

документы вышестоящих партийных, советских и ведомственных органов, относящиеся к деятельности данного учреждения (постановления, приказы, распоряжения, указания, инструкции);

распорядительные документы самого учреждения в той же последовательности;

протокольная документация и материалы к ней (протоколы заседаний коллегиальных органов, заседаний при руководителе учреждения, ведомственных и межведомственных совещаний и т. д.);