Последние новости

07.07.2017
Уметь делать правильный, аккуратный и качественный маникюр - это...
05.07.2017
В условиях экспресс-изучения языков первостепенное значение...
05.07.2017
Довольно устоявшимся является стереотип, согласно котрому работа...
30.06.2017
Никто не станет отрицать, что когда учишься там, где тебе по...

Статьи

Профессия банкира – отнюдь нелегкая и требует колоссальной выдержки,...
Вообще-то здесь пойдет речь, главным образом, о том, что думают о профессии...
Компания «Esperanto» - надежный и удобный партнер для всех тех, кто прямо...

Реклама

obuchenie-secretarskomu-delu - 11.3.ВВОДНЫЙ ИНСТРУКТАЖ К ТЕМЕ «ПОРЯДОК СДАЧИ ДЕЛ В АРХИВ УЧРЕЖДЕНИЯ» - 127 - читать

Страница: 
127

obuchenie-secretarskomu-delu читать 11.3.ВВОДНЫЙ ИНСТРУКТАЖ К ТЕМЕ «ПОРЯДОК СДАЧИ ДЕЛ В АРХИВ УЧРЕЖДЕНИЯ» 127

В конце каждого дела постоянного или временного хранения для учета и фиксации количества содержащихся в нем листов делают заверительную надпись. Ее составляют на отдельном чистом листе, в книгах — на оборотной стороне последнего чистого листа, в картотеках — на отдельной чистой карточке и указывают цифрами и в скобках прописью количество пронумерованных листов (или карточек).

Заверительную надпись следует писать разборчиво, с указанием должности сотрудников, составивших ее, и даты составления этой надписи:

В настоящем деле подшито и пронумеровано 98 (девяносто восемь) листов.

Секретарь (подпись) И. О. Фамилия

00.00.00

Если в деле содержатся литерные листы (с прибавлением к номеру букв а, б, в и т. д.) или имеются некоторые особенности в физическом состоянии отдельных документов, это оговаривается в заверитель- ной надписи:

В настоящем деле подшито и пронумеровано 165 (сто шестьдесят пять) листов. Имеются листы с номерами 35а, 35б, 35в, 132а, 132б. Лист 76 выцвел, лист 113 частично залит чернилами.

Секретарь (подпись) В. В. Семенова

00.00.00

Последние изменения состава и состояния дела (недостача документов, замена подлинных документов копиями, присоединение к делу новых документов и т. д.) отмечаются в заверительной надписи со ссылкой на соответствующий акт. Отметки заверяет начальник канцелярии или заведующий архивом с указанием даты.

Если листы дела полностью перенумеровывают, то в этом случае составляют новую заверительную надпись, а старую надпись перечеркивают.

Перед внесением в опись дела систематизируют, т. е. располагают в определенном порядке, который облегчает использование документов в научных и практических целях.

Документы действующих учреждений, организаций и предприятий нужно систематизировать по годам, а в пределах каждого года — по структурным частям учреждения, располагая их согласно номенклатуре дел. Такой порядок систематизации дел называется хронологически-структурным.

Для бесструктурных учреждений дела в пределах года систематизируют по предметно-вопросному (тематическому) признаку.

При систематизации по годам (хронологии) дела относятся к тому году, в котором они начаты.

Дела учебных заведений, которые формируются не за календарный, а за учебный год, систематизируют по году, указанному первым. Например, учебные программы на 1987/88 учебный год следует относить к 1987 г.

В пределах года и каждой структурной части дела систематизируют по их значимости по следующей схеме:

документы вышестоящих партийных, советских и ведомственных органов, относящиеся к деятельности данного учреждения (постановления, приказы, распоряжения, указания, инструкции);

распорядительные документы самого учреждения в той же последовательности;

протокольная документация и материалы к ней (протоколы заседаний коллегиальных органов, заседаний при руководителе учреждения, ведомственных и межведомственных совещаний и т. д.);