Последние новости

07.07.2017
Уметь делать правильный, аккуратный и качественный маникюр - это...
05.07.2017
В условиях экспресс-изучения языков первостепенное значение...
05.07.2017
Довольно устоявшимся является стереотип, согласно котрому работа...
30.06.2017
Никто не станет отрицать, что когда учишься там, где тебе по...

Статьи

Успех предприятия напрямую зависит от того, насколько современно и пунктуально...
Профессия банкира – отнюдь нелегкая и требует колоссальной выдержки,...
Вообще-то здесь пойдет речь, главным образом, о том, что думают о профессии...

Реклама

obuchenie-secretarskomu-delu - 3.1. ВВОДНЫЙ ИНСТРУКТАЖ К ТЕМЕ «СРЕДСТВА СОСТАВЛЕНИЯ ТЕКСТОВЫХ ДОКУМЕНТОВ» - 24 - читать

Страница: 
24

obuchenie-secretarskomu-delu читать 3.1. ВВОДНЫЙ ИНСТРУКТАЖ К ТЕМЕ «СРЕДСТВА СОСТАВЛЕНИЯ ТЕКСТОВЫХ ДОКУМЕНТОВ» 24

Механизация и автоматизация работы с документами направлены на повышение оперативности управленческого труда, сокращение трудозатрат на документирование, обработку и передачу, использование документной информации, усиление контроля исполнения, упорядочение документооборота.

Механизация и автоматизация внедряются на всех этапах документационного обеспечения управления: подготовка документов, их копирование и оперативное размножение, экспедиционная обработка, регистрация и поиск, оперативное хранение и транспортировка, контроль исполнения, сбор на хранение и др.

В состав типовых комплексов средств механизации и автоматизации должны включаться машины, аппараты и устройства серийного отечественного производства и централизованно закупаемые в странах — членах СЭВ.

Состав комплектов применяемых средств и программного обеспечения зависит от конкретных условий работы с документами аппарата управления: от организационной структуры аппарата управления, его размещения, условий труда работников; от количества и содержания документов, от потребности в оперативной и ретроспективной информации; от степени централизации работ с документами.

Комплекс технических средств обеспечивает сбор и передачу информации, ее запись на машинные носители, ввод информации в ЭВМ, решение задач и ввод результатов обработки в форме машинограмм или видеограмм, а также совместимость с другими автоматизированными информационными системами.

К техническим средствам составления и изготовления текстовых документов относятся пишущие машины, пишущие и организационные автоматы.

Технические средства для изготовления, копирования и оперативного размножения документов включают средства фотокопирования, диазокопирования, электрофотографического копирования, а также средства оперативной полиграфии (гектографические, офсетные машины).

К техническим средствам хранения документов относятся различные шкафы, стеллажи, картотеки. Для хранения карточек применяются: картотеки настольные (до 1 тыс. карт), стационарные и механизированные (свыше 1 тыс. карт и необходимость оперативного поиска), плоские (необходимость обзора).

Для хранения до 1 тыс. дел применяются шкафы, в том числе с папками для подвесного хранения.

При наличии микрокопировальной техники документы и информация хранятся на микрофильмах или микрофишах.

К техническим средствам экспедиционной обработки относятся конвертовскрыватели, нумераторы, датировщики, фальцевальные, адресовальные, маркировальные, конвертовальные, пачковязальные машины, машины для подшивки бумаг и др.

Технические средства используются централизованно и децентрализованно. Централизованно используются лишь такие средства, которыми технически невозможно или экономически нецелесообразно оснащать каждое рабочее место.

Автоматизированная технология работы с документами осуществляется путем создания и внедрения автоматизированной подготовки документов, автоматизированных ИПС и решения других задач с использованием персональных ЭВМ и автоматизированных рабочих мест (АРМ). При этом должна обеспечиваться информационно-техническая совместимость средств вычислительной техники между собой и с централизованными базами (банками) данных.