Последние новости

07.07.2017
Уметь делать правильный, аккуратный и качественный маникюр - это...
05.07.2017
В условиях экспресс-изучения языков первостепенное значение...
05.07.2017
Довольно устоявшимся является стереотип, согласно котрому работа...
30.06.2017
Никто не станет отрицать, что когда учишься там, где тебе по...

Статьи

Успех предприятия напрямую зависит от того, насколько современно и пунктуально...
Профессия банкира – отнюдь нелегкая и требует колоссальной выдержки,...
Вообще-то здесь пойдет речь, главным образом, о том, что думают о профессии...

Реклама

obuchenie-secretarskomu-delu - 4.1.1.Телефонное обслуживание - 64 - читать

Страница: 
64

obuchenie-secretarskomu-delu читать 4.1.1.Телефонное обслуживание 64

Секретарь должен хорошо знать правила ведения телефонных переговоров.

  • Если связь осуществляется через коммутатор, то при ответе назовите свою фамилию и, если необходимо, наименование отдела.

  • При ответе на телефонный звонок по внешней связи назовите свою организацию, например: «Техническое училище № 96».

  • При ответе на звонок по внутренней телефонной связи назовите свою фамилию и, если необходимо, должность, например: «Павлова, секретарь отдела».

  • Если абонент имеет кабинет, где постоянно работает один, или отдельный абонентский номер, он отвечает:«Васслушают»,«СлушаюВас»,«Слушаю» — или называет свою фамилию.

  • Избегайте слова «Алло», поскольку оно только занимает время и не имеет никакого смысла.

  • Вызывающий не должен тратить время на уточнение наименования организации. Следует уточнить фамилию ответившего или в вежливой форме попросить пригласить к телефону необходимое должностное лицо.

  • Если к телефону приглашается руководитель и на звонок отвечает секретарь, последний обязан спросить, кто звонит и по какому вопросу. Эти вопросы должны восприниматься вызывающим абонентом как необходимые, и он должен на них ответить.

Если руководитель проводит совещание или занят срочной работой, во время которой ему нельзя мешать, секретарь адресует абонента к другому компетентному сотруднику, либо переносит время разговора, либо записывает, что необходимо руководителю передать.

  • Установив, что у телефона находится вызываемое лицо, вызывающий излагает суть дела. При этом разговор должен быть предельно лаконичным, конкретным и деловым.

  • Пользуясь телефоном, необходимо говорить внятно.

  • При телефонном разговоре надо быть готовым к записи. Возле телефонов общего пользования всегда должны находиться бумага для записи и карандаши. Трубку снимайте левой рукой, чтобы правая была свободна для записи информации.

  • Телефонный разговор должен вестись в вежливой, доброжелательной форме.

  • Прекращение телефонного разговора происходит, как правило, по инициативе вызывающего. При этом вызывающий должен сказать: «У меня все» — и справиться, нет ли вопросов у отвечающего.

  • В случае отсутствия требуемого абонента отвечающий не должен класть трубку, ограничившись отрицательным ответом. Необходимо также ответить, когда будет требуемое лицо где оно находится, к кому можно обратиться еще или спросить, что нужно передать.

  • Не заставляйте абонента ждать. Если возможна длительная задержка, лучше перезвонить ему и тем сэкономить время.

В случае вынужденной длительной задержки соединения телефона внешнего абонента время от времени информируйте его о принимаемых вами мерах.

  • При переключении внешнего телефона на внутренний сообщите внутреннему абоненту имя и просьбу внешнего абонента, чтобы освободить последнего от необходимости повторять свое сообщение снова.

  • Если при разговоре связь обрывается, положите трубку, поскольку абонент не замедлит связаться снова.