Последние новости

07.07.2017
Уметь делать правильный, аккуратный и качественный маникюр - это...
05.07.2017
В условиях экспресс-изучения языков первостепенное значение...
05.07.2017
Довольно устоявшимся является стереотип, согласно котрому работа...
30.06.2017
Никто не станет отрицать, что когда учишься там, где тебе по...

Статьи

Успех предприятия напрямую зависит от того, насколько современно и пунктуально...
Профессия банкира – отнюдь нелегкая и требует колоссальной выдержки,...
Вообще-то здесь пойдет речь, главным образом, о том, что думают о профессии...

Реклама

obuchenie-secretarskomu-delu - 6.1.ВВОДНЫЙ ИНСТРУКТАЖ К ТЕМЕ «ОФОРМЛЕНИЕ СЛУЖЕБНЫХ ПИСЕМ» - 80 - читать

Страница: 
80

obuchenie-secretarskomu-delu читать 6.1.ВВОДНЫЙ ИНСТРУКТАЖ К ТЕМЕ «ОФОРМЛЕНИЕ СЛУЖЕБНЫХ ПИСЕМ» 80

Необходимо по возможности придерживаться прямого порядка слов в предложении: подлежащее должно предшествовать сказуемому; определения должны стоять перед определяемыми словами; обстоятельства желательно ставить как можно ближе к тем словам, от которых ставится вопрос.

Текст письма следует разделять на абзацы, каждый из которых должен содержать законченную мысль и начинаться с новой строки.

Служебное письмо должно быть безукоризненным во всех отношениях, так как даже небольшое несоблюдение правил и требований работы с документами может сделать письмо дефектным с юридической точки зрения. Все данные и факты, о которых сообщается в письме, должны быть проверены.

Датой письма является дата его отправки.

Служебное письмо имеет следующие реквизиты: Государственный герб СССР или союзной республики; эмблему организации или предприятия; изображения правительственных наград; наименование министерства или ведомства; наименование учреждения, организации или предприятия; наименование структурного подразделения; индекс предприятия связи, почтовый и телеграфный адрес; номера телетайпа (абонентского телеграфа), телефона, счета в отделении Госбанка.

На бланке для писем также могут печататься трафаретные части отдельных реквизитов: код; адресат; дата; индекс; ссылка на индекс и дату исходящего документа; отметка о контроле; заголовок к тексту, отметка об исполнении документа и направлении его в дело; отметка о поступлении.

Существует много видов служебных писем, с помощью которых отражают сведения о производственной деятельности, излагают просьбы, требования о взятых обязательствах, ответы на заявления и жалобы трудящихся. Их можно классифицировать так: письмо- просьба, письмо-претензия, письмо-запрос, письмо- обращение, письмо-предложение, письмо-требование, письмо-напоминание, письмо-отказ, письмо-предупреждение, сопроводительное письмо и др.

Служебное письмо, составленное как сопроводительное, оформляется к документам, не имеющим адресующей части, а также если высылаемый материал требует пояснений.

В сопроводительном письме указываются наименование сопровождаемого документа и цель его направления.

К тексту служебного письма могут прилагаться документы. В этом случае ниже текста делается запись «Приложение» и перечисляются все прилагаемые документы с указанием общего количества листов и экземпляров.

Окончательный вариант служебного письма, напечатанного на бланке, визируется должностным лицом. Виза подтверждает точность изложенных в документах фактов, достоверность документа и соответствие действующему законодательству. Подпись визирующего должна быть разборчива. Ниже визы ставится дата визирования.

Служебные письма, направляемые в адрес вышестоящих организаций или в другие организации, подписывают руководитель учреждения, его заместитель.

Если письмо направляют одновременно многим подведомственным учреждениям (например, министерство — по своим отраслевым предприятиям и организациям), подписывают только его оригинал, который остается в деле учреждения, а рассылают снятые на ротапринте или ксероксе либо заверенные канцелярией копии этого письма.