obuchenie-secretarskomu-delu читать 7.2.ВВОДНЫЙ ИНСТРУКТАЖ К ТЕМЕ «ПОРЯДОК ЗАПОЛНЕНИЯ ЕДИНОЙ РЕГИСТРАЦИОННОЙ КАРТОЧКИ ПО ЕГСД» 97

Резолюция или кому направлен документ Отметка об исполнении 1 2 3 4 5

ЖУРНАЛ

исходящих и внутренних документов

Дата и индекс документа	Корреспондент	Краткое содержание	Отметка об исполнении документа
1	2	3	4

Регистрационная карточка заполняется машинописным или рукописным способом. Календарная шкала карточки должна использоваться для контроля за сроками исполнения документа.

В графе «Корреспондент» пишется название организации, откуда поступил или куда направляется документ. При регистрации заявлений, предложений и жалоб граждан пишется их фамилия, имя, отчество, место работы или домашний адрес.

В графе «Дата поступления и индекс документа» отмечаются дата поступления документа и индекс, присвоенный в организации, в которую он поступил.

В графе «Дата и индекс документа» проставляются дата документа и индекс, присвоенный документу организацией — автором документа.

В графе «Краткое содержание» указываются вид документа, его заголовок или краткое содержание.

При записи в карточку содержания резолюции указываются также ее автор и дата.

Запись об исполнении документа должна отражать решение вопроса, дату и индекс ответного документа.

В графе «Контрольные отметки» фиксируются отметки о контроле за сроками исполнения, которые должны содержать дату проверки и конкретные причины задержки исполнения документа.

Графы регистрационной карточки «Фонд №», «Опись №», «Дело №» заполняются в архиве.

Регистрация документов осуществляется, как правило, централизованно. При этом все операции по регистрации документов, заполнению регистрационной карточки, созданию справочного аппарата, формированию картотек, контролю за исполнением документов производятся в одном структурном подразделении (канцелярии, общем отделе, секретариате). Централизованная регистрация освобождает основные структурные подразделения от вспомогательных операций в работе с документами, значительно повышает качество их обработки, способствует внедрению прогрессивных технических средств для обработки, хранения и поиска документов.

Децентрализованная регистрация документов допускается в учреждениях первой категории (с объемом документооборота свыше 100 тыс. документов в год) и в учреждениях с территориально разобщенными подразделениями. При децентрализованной регистрации все документы, направленные в адрес руководства или учреждения (входящие) и подписанные руководством (исходящие и внутренние), регистрируются в одном месте (в канцелярии, общем отделе или секретариате). Документы, направленные в адрес структурных подразделений или подписанные руководством этих структурных подразделений (исходящие и внутренние), регистрируются непосредственно в структурных подразделениях.

Предложения, жалобы и заявления граждан регистрируются отдельно в специальных алфавитных журналах.

№ п/п

Дата полу чения

Фамилия, имя, отчество заявителя, его адрес (или место работы)

Быстрый переход на страницу: 123456789101112131415161718192021222324252627282930313233343536373839404142434445464748495051525354555657585960616263646566676869707172737475767778798081828384858687888990919293949596979899100101102103104105106107108109110111112113114115116117118119120121122123124125126127128129130131132133134