obuchenie-secretarskomu-delu - 7.2.ВВОДНЫЙ ИНСТРУКТАЖ К ТЕМЕ «ПОРЯДОК ЗАПОЛНЕНИЯ ЕДИНОЙ РЕГИСТРАЦИОННОЙ КАРТОЧКИ ПО ЕГСД» - 97 - читать
obuchenie-secretarskomu-delu читать 7.2.ВВОДНЫЙ ИНСТРУКТАЖ К ТЕМЕ «ПОРЯДОК ЗАПОЛНЕНИЯ ЕДИНОЙ РЕГИСТРАЦИОННОЙ КАРТОЧКИ ПО ЕГСД» 97
Резолюция или кому направлен документ Отметка об исполнении 1 2 3 4 5ЖУРНАЛ
исходящих и внутренних документов
|
Дата и индекс документа |
Корреспондент |
Краткое содержание |
Отметка об исполнении документа |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
Регистрационная карточка заполняется машинописным или рукописным способом. Календарная шкала карточки должна использоваться для контроля за сроками исполнения документа.
В графе «Корреспондент» пишется название организации, откуда поступил или куда направляется документ. При регистрации заявлений, предложений и жалоб граждан пишется их фамилия, имя, отчество, место работы или домашний адрес.
В графе «Дата поступления и индекс документа» отмечаются дата поступления документа и индекс, присвоенный в организации, в которую он поступил.
В графе «Дата и индекс документа» проставляются дата документа и индекс, присвоенный документу организацией — автором документа.
В графе «Краткое содержание» указываются вид документа, его заголовок или краткое содержание.
При записи в карточку содержания резолюции указываются также ее автор и дата.
Запись об исполнении документа должна отражать решение вопроса, дату и индекс ответного документа.
В графе «Контрольные отметки» фиксируются отметки о контроле за сроками исполнения, которые должны содержать дату проверки и конкретные причины задержки исполнения документа.
Графы регистрационной карточки «Фонд №», «Опись №», «Дело №» заполняются в архиве.
Регистрация документов осуществляется, как правило, централизованно. При этом все операции по регистрации документов, заполнению регистрационной карточки, созданию справочного аппарата, формированию картотек, контролю за исполнением документов производятся в одном структурном подразделении (канцелярии, общем отделе, секретариате). Централизованная регистрация освобождает основные структурные подразделения от вспомогательных операций в работе с документами, значительно повышает качество их обработки, способствует внедрению прогрессивных технических средств для обработки, хранения и поиска документов.
Децентрализованная регистрация документов допускается в учреждениях первой категории (с объемом документооборота свыше 100 тыс. документов в год) и в учреждениях с территориально разобщенными подразделениями. При децентрализованной регистрации все документы, направленные в адрес руководства или учреждения (входящие) и подписанные руководством (исходящие и внутренние), регистрируются в одном месте (в канцелярии, общем отделе или секретариате). Документы, направленные в адрес структурных подразделений или подписанные руководством этих структурных подразделений (исходящие и внутренние), регистрируются непосредственно в структурных подразделениях.
Предложения, жалобы и заявления граждан регистрируются отдельно в специальных алфавитных журналах.
|
№ п/п |
Дата полу чения |
Фамилия, имя, отчество заявителя, его адрес (или место работы) |