Последние новости

03.03.2019
На сегодняшний день все большую популярность приобретают курсы...
19.12.2018
На сегодня образование высшее дистанционно уже не представляется...
29.11.2018
Что собой представляет ментальная математика? Программа которая...
09.09.2018
Перед человеком, который хорошо владеет английским языком, в...

Статьи

Прежде всего, важно знать, что процесс получения такого вида документа может...
Английский язык – язык международный, поэтому разговаривая на нем, вы можете...
Знание английского языка открывает перед человеком новые перспективы в...

Реклама

obuchenie-secretarskomu-delu - 7.4.ВВОДНЫЙ ИНСТРУКТАЖ К ТЕМЕ «ТЕХНИКА ВЕДЕНИЯ КОНТРОЛЯ ЗА ИСПОЛНЕНИЕМ СЛУЖЕБНЫХ ДОКУМЕНТОВ» - 102 - читать

Страница: 
102

obuchenie-secretarskomu-delu читать 7.4.ВВОДНЫЙ ИНСТРУКТАЖ К ТЕМЕ «ТЕХНИКА ВЕДЕНИЯ КОНТРОЛЯ ЗА ИСПОЛНЕНИЕМ СЛУЖЕБНЫХ ДОКУМЕНТОВ» 102

Как на контрольных карточках, так и на контролируемых документах проставляется знак контроля «К» или штамп «Контроль».

В контрольной картотеке карточки группируются по срокам исполнения. Каждую контрольную картотеку надо разделить на 35 ячеек: 31-я ячейка соответствует максимальному числу дней в месяце, 32-я ячейка служит для размещения документов, срок исполнения которых наступит в следующем месяце, в 33-ю ячейку ставят карточки, соответствующие не исполненным в срок документам, в 34-ю идут карточки документов, срок исполнения которых почему-либо пока не определен и, наконец, 35-я ячейка служит для документов, срок исполнения которых неоднократно переносится.

Данные о ходе исполнения документов, полученные посредством телефонного запроса или при произведенной проверке структурного подразделения — исполнителя, вносятся в графу «Контрольные отметки» контрольной карточки. При этом прежние записи не зачеркиваются.

Для контроля исполнения документов можно применять ручные перфокарты (с краевой перфорацией и щелевые). В этом случае кодируемыми признаками являются: вид документа, корреспондент, дата поступления (подписания), индекс документа, содержание, исполнитель, срок исполнения, отметка об исполнении. Лицевая и оборотная стороны перфокарты заполняются аналогично сторонам регистрационной карточки.

Контроль за исполнением предложений, заявлений и жалоб граждан осуществляется по картотеке писем граждан или по специальному разделу справочной картотеки.

Если ожидается ответ на исходящий инициативный документ, то заводится отдельная контрольная карточка или выделяется раздел в справочной картотеке. Карточки в них располагаются по срокам исполнения задания или по ожидаемой дате получения ответа.

Документ считается исполненным лишь тогда, когда решены поставленные в нем вопросы и корреспонденту дан ответ по существу.

Документ может снять с контроля только то должностное лицо, которое его поставило на контроль. При этом и на документе и на карточке делается отметка о снятии с контроля. Данные об исполнении документа и снятии с контроля вносятся в контрольную карточку.

На первое число каждого месяца собираются и докладываются руководству организации данные о результатах исполнения контролируемых документов. Ежемесячно составляется сводка об исполнении документов, в которой выделяется графа по исполнению предложений, заявлений и писем граждан.

СВОДКА

об исполнении документов, подлежащих индивидуальному контролю по состоянию на19г.

и/и

Наименование структурных подразделений

Документы на контроле

Из них

всего

поступило в предыдущем месяце

документы

испол-

ненные

исполняемые в срок

с продленным сроком исполнения

Просро-

ченные

1

2

3

4

5

6

7

8

Дата

Начальник канцелярии И. О. Фамилия

В больших организациях вместо единой справки составляют сводку об исполнении документов и сводку рассмотрения предложений, заявлений и жалоб граждан.