Последние новости

10.11.2017
Когда перед вами встанет вопрос о том, чтобы пройти курсы...
16.10.2017
Лучшие Бухгалтерские услуги Тверской район Москвы может...
13.10.2017
Изучение иностранных языков сегодня стало такой же...
07.07.2017
Уметь делать правильный, аккуратный и качественный маникюр - это...

Статьи

Успех предприятия напрямую зависит от того, насколько современно и пунктуально...
Профессия банкира – отнюдь нелегкая и требует колоссальной выдержки,...
Вообще-то здесь пойдет речь, главным образом, о том, что думают о профессии...

Реклама

obuchenie-secretarskomu-delu - 9.2.ВВОДНЫЙ ИНСТРУКТАЖ К ТЕМЕ «СОСТАВЛЕНИЕ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ» - 112 - читать

Страница: 
112

obuchenie-secretarskomu-delu читать 9.2.ВВОДНЫЙ ИНСТРУКТАЖ К ТЕМЕ «СОСТАВЛЕНИЕ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ» 112

Проведение экспертизы ценности документальных материалов во многом улучшится, если по каждому делу в номенклатуре будут проставляться конкретные сроки хранения. Они позволят быстрее выявить дела с документами, сроки хранения которых истекли, и выделить их к уничтожению. Указание сроков хранения дел — одно из обязательных требований, предъявляемых к номенклатурам дел. Сроки хранения заимствуются из перечней документальных материалов.

Названия дел в номенклатурах должны быть расположены в определенной последовательности, по степени важности группируемых документов и вопросов. Вначале перечисляются дела с распорядительной документацией вышестоящих организаций, затем дела с приказами и распоряжениями руководителя данного учреждения, далее дела с документами по вопросам производства, снабжения и т. д. Если несколько дел касаются одного какого-либо вопроса, их перечисляют в номенклатуре подряд, в одном месте. Например, сначала планы производства, затем отчеты о выполнении этих планов, далее переписка по вопросам планирования производства и т. д.

Дела, сформированные по корреспондентскому или географическому признаку, располагаются в номенклатуре по алфавиту корреспондентов или географических наименований. Иногда корреспонденты имеют не названия, а номера (заводы, школы). В этих случаях дела перечисляются в порядке номеров корреспондентов.

Номенклатуры дел составляют ежегодно. Работу по их составлению обычно заканчивают к концу текущего года, а с 1 января будущего года они уже вводятся в действие.

В крупных учреждениях (министерствах, ведомствах) номенклатуры дел составляют в каждой структурной части (управлении, отделе). В небольших учреждениях, не имеющих структурного деления (например, сельских Советах, школах), составляют единые для всего учреждения номенклатуры дел.

Чтобы составить номенклатуру дел, нужно хорошо знать содержание деятельности данной структурной части (учреждения) в прошлом, настоящем и быть знакомым с предположениями на предстоящий год.

Работа по составлению номенклатур складывается из трех этапов.

Вначале производится определение круга вопросов и категорий документов, которые должны возникнуть в деятельности структурной части в предстоящем году. Большую помощь в этом могут оказать номенклатуры дел за предшествующие годы, описи дел, по которым дела были сданы в архив учреждения.

Затем приступают к наиболее ответственной части работы по составлению номенклатур дел — формулировке названий (заголовков) дел. Одновременно по каждому делу определяется срок хранения.

Всю эту работу удобнее делать на карточках. Карточный способ облегчает работу на третьем этапе составления номенклатур дел — определение последовательности расположения названий дел в номенклатуре. Карточки с занесенными на них названиями и сроками хранения дел можно систематизировать (располагать) в любой последовательности. Их легко переставлять, менять местами, добиваясь желаемой последовательности расположения.