Последние новости

07.07.2017
Уметь делать правильный, аккуратный и качественный маникюр - это...
05.07.2017
В условиях экспресс-изучения языков первостепенное значение...
05.07.2017
Довольно устоявшимся является стереотип, согласно котрому работа...
30.06.2017
Никто не станет отрицать, что когда учишься там, где тебе по...

Статьи

Успех предприятия напрямую зависит от того, насколько современно и пунктуально...
Профессия банкира – отнюдь нелегкая и требует колоссальной выдержки,...
Вообще-то здесь пойдет речь, главным образом, о том, что думают о профессии...

Реклама

obuchenie-secretarskomu-delu - 9.2.ВВОДНЫЙ ИНСТРУКТАЖ К ТЕМЕ «СОСТАВЛЕНИЕ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ» - 112 - читать

Страница: 
112

obuchenie-secretarskomu-delu читать 9.2.ВВОДНЫЙ ИНСТРУКТАЖ К ТЕМЕ «СОСТАВЛЕНИЕ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ» 112

Проведение экспертизы ценности документальных материалов во многом улучшится, если по каждому делу в номенклатуре будут проставляться конкретные сроки хранения. Они позволят быстрее выявить дела с документами, сроки хранения которых истекли, и выделить их к уничтожению. Указание сроков хранения дел — одно из обязательных требований, предъявляемых к номенклатурам дел. Сроки хранения заимствуются из перечней документальных материалов.

Названия дел в номенклатурах должны быть расположены в определенной последовательности, по степени важности группируемых документов и вопросов. Вначале перечисляются дела с распорядительной документацией вышестоящих организаций, затем дела с приказами и распоряжениями руководителя данного учреждения, далее дела с документами по вопросам производства, снабжения и т. д. Если несколько дел касаются одного какого-либо вопроса, их перечисляют в номенклатуре подряд, в одном месте. Например, сначала планы производства, затем отчеты о выполнении этих планов, далее переписка по вопросам планирования производства и т. д.

Дела, сформированные по корреспондентскому или географическому признаку, располагаются в номенклатуре по алфавиту корреспондентов или географических наименований. Иногда корреспонденты имеют не названия, а номера (заводы, школы). В этих случаях дела перечисляются в порядке номеров корреспондентов.

Номенклатуры дел составляют ежегодно. Работу по их составлению обычно заканчивают к концу текущего года, а с 1 января будущего года они уже вводятся в действие.

В крупных учреждениях (министерствах, ведомствах) номенклатуры дел составляют в каждой структурной части (управлении, отделе). В небольших учреждениях, не имеющих структурного деления (например, сельских Советах, школах), составляют единые для всего учреждения номенклатуры дел.

Чтобы составить номенклатуру дел, нужно хорошо знать содержание деятельности данной структурной части (учреждения) в прошлом, настоящем и быть знакомым с предположениями на предстоящий год.

Работа по составлению номенклатур складывается из трех этапов.

Вначале производится определение круга вопросов и категорий документов, которые должны возникнуть в деятельности структурной части в предстоящем году. Большую помощь в этом могут оказать номенклатуры дел за предшествующие годы, описи дел, по которым дела были сданы в архив учреждения.

Затем приступают к наиболее ответственной части работы по составлению номенклатур дел — формулировке названий (заголовков) дел. Одновременно по каждому делу определяется срок хранения.

Всю эту работу удобнее делать на карточках. Карточный способ облегчает работу на третьем этапе составления номенклатур дел — определение последовательности расположения названий дел в номенклатуре. Карточки с занесенными на них названиями и сроками хранения дел можно систематизировать (располагать) в любой последовательности. Их легко переставлять, менять местами, добиваясь желаемой последовательности расположения.