Последние новости

07.07.2017
Уметь делать правильный, аккуратный и качественный маникюр - это...
05.07.2017
В условиях экспресс-изучения языков первостепенное значение...
05.07.2017
Довольно устоявшимся является стереотип, согласно котрому работа...
30.06.2017
Никто не станет отрицать, что когда учишься там, где тебе по...

Статьи

Успех предприятия напрямую зависит от того, насколько современно и пунктуально...
Профессия банкира – отнюдь нелегкая и требует колоссальной выдержки,...
Вообще-то здесь пойдет речь, главным образом, о том, что думают о профессии...

Реклама

obuchenie-secretarskomu-delu - 9.2.ВВОДНЫЙ ИНСТРУКТАЖ К ТЕМЕ «СОСТАВЛЕНИЕ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ» - 113 - читать

Страница: 
113

obuchenie-secretarskomu-delu читать 9.2.ВВОДНЫЙ ИНСТРУКТАЖ К ТЕМЕ «СОСТАВЛЕНИЕ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ» 113

Номенклатуры дел составляют в виде таблицы, разграфленной по установленной форме (приложение 20).

Порядковыми номерами (в графе первой) закрепляется последовательность расположения названий дел. Порядковые номера становятся затем номерами дел по номенклатуре (они проставляются на обложках дел), с их помощью осуществляется поиск нужных для работы дел.

Иногда к порядковым номерам дел по номенклатуре добавляются еще условные обозначения буквами или цифрами структурных частей учреждения. Так получаются индексы дел.

Индексы проставляются на обложках дел и на документах. Ими пользуются при отыскании нужных дел, отдельных документов, при переписке (они указываются на письмах). Индексы облегчают документационное обеспечение и работу в архиве.

В течение года может оказаться, что под одним названием сформировано не одно, а несколько дел (частей, томов). Чтобы учесть общее количество заведенных дел, в номенклатуре отводится специальная графа (четвертая), а в конце номенклатуры делается итоговая запись. Эта графа, так же как и итоговая запись, заполняется в конце года (заранее предугадать, сколько будет частей, томов дел, трудно). Данные о годовом количестве дел необходимы при сдаче их в архив учреждения.

Последняя графа номенклатуры дел («Примечания») предназначена для различного рода отметок о делах, например о переходе (продолжении) дел с прошлого года на новый год, об уничтожении дел по истечении сроков и др.

Номенклатуры дел составляются руководителями структурных частей вместе с секретарями, инспекторами или другими должностными лицами, ответственными за работу с документами. Эта работа проводится с помощью начальников канцелярий или других специалистов по документационному обеспечению.

Проекты номенклатур дел подлежат обязательному согласованию с архивом учреждения. Начальники архивов проверяют правильность формулировок названий дел, сроков хранения. По всем этим вопросам они дают работникам канцелярий советы и тем самым помогают им в составлении качественных, отвечающих требованиям номенклатур дел.

В небольших учреждениях номенклатуры дел утверждаются руководителями учреждений. В крупных учреждениях со сложным структурным делением номенклатуры дел утверждаются либо руководителями структурных частей, либо начальниками канцелярий, секретариатов, управляющими делами или начальниками других структурных подразделений, отвечающими за постановку документационного обеспечения управления.

Копии утвержденных номенклатур дел всех структурных частей обязательно оставляются в архиве учреждения. Делается это для того, чтобы архив имел возможность проверять правильность формирования дел в работе с документами. Номенклатуры дел в архиве позволяют ему контролировать полноту сдачи законченных дел.

Номенклатуры дел, составляемые в структурных частях учреждений или для небольших учреждений в целом, называются индивидуальными. Такие номенклатуры охватывают документацию отдельной структурной части учреждения или учреждение в целом (например, школа, техникум, больница и т. д.).