Последние новости

07.07.2017
Уметь делать правильный, аккуратный и качественный маникюр - это...
05.07.2017
В условиях экспресс-изучения языков первостепенное значение...
05.07.2017
Довольно устоявшимся является стереотип, согласно котрому работа...
30.06.2017
Никто не станет отрицать, что когда учишься там, где тебе по...

Статьи

Успех предприятия напрямую зависит от того, насколько современно и пунктуально...
Профессия банкира – отнюдь нелегкая и требует колоссальной выдержки,...
Вообще-то здесь пойдет речь, главным образом, о том, что думают о профессии...

Реклама

obuchenie-secretarskomu-delu - 9.2.ВВОДНЫЙ ИНСТРУКТАЖ К ТЕМЕ «СОСТАВЛЕНИЕ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ» - 111 - читать

Страница: 
111

obuchenie-secretarskomu-delu читать 9.2.ВВОДНЫЙ ИНСТРУКТАЖ К ТЕМЕ «СОСТАВЛЕНИЕ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ» 111

Порядок группировки документов в дела по признакам заведения дел и с учетом сроков их хранения разрабатывается заранее. Делают это в каждой структурной части учреждения (управлении, отделе) или в масштабе целого учреждения, если оно не имеет структурного деления. При этом определяют, какие будут формироваться дела и какими документами комплектоваться, формулируют к этим делам их названия. Весь этот план группировки документов закрепляется в специальных классификаторах, которые в практике работы с документами получили название номенклатуры дел.

Номенклатура дел — это ориентировочный список дел. Названия дел по номенклатуре переносят затем на обложки дел, и они становятся их заголовками. В результате документы по мере их исполнения будут попадать только в те дела, которые заранее для них предусмотрены номенклатурой. Если, например, по номенклатуре значится дело «Сводки колхозов о ходе уборки урожая», то такая сводка, полученная от колхоза, будет помещена только в это дело. Номенклатуры обеспечивают правильную первичную группировку документов в дела.

Номенклатура должна охватывать весь объем документов, которые будут возникать в деятельности учреждения или его структурного подразделения. Учитываться должна документация, создаваемая в самом учреждении или получаемая от других учреждений и лиц. Учитывают и такую документацию, как различные регистрационные журналы и картотеки.

Особое внимание должно обращаться на названия будущих дел. При их формулировании следует учитывать признаки заведения дел. При этом все признаки, которые можно применить при объединении в дело данной группы документов, должны отражаться в названии этого дела.

Отражать признаки заведения дел в их названиях в номенклатуре удобнее по таким разделам: номинальный, авторский, предметно-вопросный, корреспондентский или географический, хронологический.

Не обязательно, чтобы в названии каждого дела отражались все шесть признаков заведения дел. В каждом названии дела должно быть отражено: какие виды документов входят в это дело (номинальный признак) и по какому вопросу (предметно-вопросный признак).

В номенклатурах дел нельзя допускать формулировки названий дел, которые предполагают объединение в одном деле документов различной ценности, с различными сроками хранения (постоянного и временного). Нельзя допускать, чтобы в одном деле группировались, например, «Годовые отчеты предприятий и переписка о представлении отчетности», так как годовые отчеты подлежат постоянному хранению, а переписка о представлении отчетности хранится два-три года и после этого уничтожается. Данное дело должно быть разделено на два дела с соответствующей формулировкой из названий: 1. «Годовые отчеты предприятий»; 2. «Переписка о представлении отчетности». Лишь при этом условии можно избежать в последующем перегруппировки документов в соответствии с требованиями архивов, облегчить экспертизу ценности документальных материалов как в работе с документами, так и в архиве.